Todos los documentos de la asociación, en un solo sitio
Estatutos, actas, pólizas de seguro, contratos y expedientes arquitectónicos, ordenados por carpeta y visibles para cada persona según lo que su rol permite.
Carpetas, no adjuntos
Los documentos rectores, las actas y los paquetes de la junta viven en carpetas con nombres que la gente reconoce, en vez de repartidos por correos que nadie puede buscar.
El acceso lo decide el rol
Un propietario ve los documentos públicos de la asociación y el expediente de su unidad. Un director ve además el material reservado a la junta. Decide la carpeta, no quien lo envía.
Se guardan las versiones
Cuando un documento se sustituye, la versión anterior sigue ahí. Así la junta puede demostrar qué estaba vigente en una fecha concreta.
Vuestro propio almacenamiento
Los ficheros pueden vivir en el SharePoint o el Drive de la asociación en vez de en la plataforma, sin que el repositorio cambie para quien lo usa.
Lo que la asociación tiene que poder enseñar
Las normas de conservación de registros en Florida son concretas sobre qué debe guardar una asociación y con qué rapidez debe entregarlo. Un repositorio sólo sirve si responder a una petición de registros lleva minutos.
- Los registros oficiales donde se encuentran, no en un buzón
- Peticiones atendidas desde un solo sitio, no desde cinco carpetas distintas
- El material confidencial separado por permisos, no por costumbre
- Un rastro de quién subió qué y cuándo
Pon los registros de la asociación donde se puedan defender
Cuéntanos cuántas unidades administras y cómo se lleva la comunidad hoy. Te lo enseñamos con tus propios números.